Nykyajan yritysmaailmassa tiedon ja toimintojen hallinta on avain tehokkaaseen liiketoimintaan. Pienessä yrityksessä päivittäiset toiminnot saattavat vielä pyöriä taulukoiden ja erillisten ohjelmien varassa, mutta liiketoiminnan kasvaessa nämä ratkaisut alkavat usein rajoittaa kehitystä. ERP toiminnanohjausjärjestelmä on kokonaisvaltainen ERP ohjelmisto, joka yhdistää yrityksen kaikki päätoiminnot yhteen järjestelmään. Se auttaa hallitsemaan muun muassa taloushallintoa, varastonhallintaa, myyntiä, ostoa, henkilöstöhallintoa ja muita keskeisiä prosesseja reaaliaikaisesti samassa paikassa. Lopputuloksena on selkeämpi näkymä koko liiketoimintaan ja parempi kyky tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
ERP-järjestelmät (Enterprise Resource Planning -järjestelmät) eli toiminnanohjausjärjestelmät on kehitetty vastaamaan juuri tähän tarpeeseen. Mutta mikä on ERP tarkalleen ottaen, mitä ERP tarkoittaa ja mitä hyötyä siitä on yritykselle? Tässä artikkelissa sukellamme syvälle ERP:n maailmaan. Käymme läpi ERP:n määritelmän, keskeiset ominaisuudet ja hyödyt sekä esittelemme suosituimmat toiminnanohjausjärjestelmät maailmalla ja Suomessa. Olitpa sitten pohtimassa uuden järjestelmän hankintaa tai haluat muuten vain ymmärtää, mitä ERP toiminnanohjaus pitää sisällään, jatka lukemista.
Mikä on ERP (toiminnanohjausjärjestelmä)?
ERP-järjestelmä on yrityksen kattava toiminnanohjausjärjestelmä, joka yhdistää eri osastojen ja toimintojen tiedot samaan kokonaisuuteen. Termi ERP on lyhenne englanninkielisistä sanoista Enterprise Resource Planning, joka suoraan käännettynä tarkoittaa ”yrityksen resurssien suunnittelua”. Käytännössä ERP tarkoittaa sitä, että kaikki yrityksen keskeiset toiminnot hallitaan yhdellä integroivalla järjestelmällä. Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä? Se on suomenkielinen vastine ERP:lle. Toisin sanoen ERP-järjestelmä – tai suomeksi toiminnanohjausjärjestelmä – viittaa yhteen kokonaisvaltaiseen ohjelmistoon, jolla yritys pyörittää toimintojaan.
ERP-lyhenne viittaa siis yhteen ohjelmistokokonaisuuteen, joka korvaa useita erillisiä järjestelmiä tai työkaluja. Sen sijaan, että yrityksessä olisi erikseen vaikkapa kirjanpito-ohjelma, varastoseuranta ja erillinen myyntijärjestelmä, ERP järjestelmä yhdistää nämä toiminnot. Kaikki tiedot tallentuvat samaan tietokantaan ja yhteen järjestelmään, joten päällekkäiseltä kirjaamiselta ja virheiltä vältytään. Kun esimerkiksi myyjä kirjaa uuden tilauksen järjestelmään, varastosaldot päivittyvät automaattisesti ja kirjanpito saa heti tiedon tulevasta myynnistä. ERP-toiminnanohjausjärjestelmä toimii ikään kuin yrityksen ”keskushermostona” yhdistäen eri osastojen prosessit toisiinsa.
On hyvä huomata, että ERP ei ole vain suurten yritysten työkalu. Nykyisin myös pienet ja keskisuuret yritykset käyttävät ERP-ohjelmistoja hyödyntääkseen niiden tuomia tehokkuusetuja. Tarjolla on monen kokoisille organisaatioille sopivia ratkaisuja aina kevyistä, muutaman toiminnon kattavista pilvipohjaisista järjestelmistä jättimäisiin, koko konsernin laajuisiin ohjelmistopaketteihin.
Yhteenvetona voidaan todeta, että ERP, ERP-järjestelmä ja ERP-ohjelmisto tarkoittavat kaikki käytännössä samaa asiaa kuin toiminnanohjausjärjestelmä. Nämä termit viittaavat siis siihen yhteen integroituun järjestelmään, jolla yritys ohjaa toimintojaan (joskus käännöksessä näkee myös ilmauksen ”toiminnanohjausjärjestelmä ERP”).
ERP-järjestelmän keskeiset ominaisuudet
Moderni toiminnanohjausjärjestelmä on laaja ja monipuolinen kokonaisuus. Siitä huolimatta, riippumatta toimialasta tai järjestelmän toimittajasta, useimmilla ERP-ohjelmistoilla on muutamia yhteisiä perusominaisuuksia:
- Modulaarinen rakenne: ERP koostuu erilaisista moduuleista, joista kukin kattaa tietyn toiminnon tai osa-alueen. Esimerkiksi yleisiä moduuleita ovat taloushallinto, myynti, ostot, varastonhallinta, tuotannonohjaus, projektinhallinta, henkilöstöhallinto (HR) ja asiakkuudenhallinta (CRM). Yritys voi ottaa käyttöön vain tarvitsemansa moduulit, ja jälkikäteen on mahdollista laajentaa järjestelmää uusilla osa-alueilla liiketoiminnan tarpeiden kasvaessa.
- Integroitu kokonaisuus: ERP:n moduulit on integroitu toisiinsa, eli ne jakavat tietoa keskenään. Kerran järjestelmään syötetty tieto (kuten tuotteen nimike tai asiakastieto) on heti kaikkien asianmukaisten osastojen käytettävissä. Integraatio poistaa siiloutuneen tiedon ongelman: esimerkiksi varaston tekemä tavarasiirto voi automaattisesti luoda merkinnän kirjanpitoon, tai uuden myynnin kirjautuminen voi synnyttää automaattisesti osto- ja valmistusehdotuksia tuotantoon.
- Yksi yhtenäinen tietokanta: Toiminnanohjausjärjestelmä tallentaa kaiken datan yhteen keskitettyyn tietokantaan. Tämä varmistaa, että jokainen käyttäjä ja osasto näkee samat luvut ja ajantasaiset tiedot. Yhden tietolähteen periaate (single source of truth) vähentää ristiriitaisia raportteja ja virheitä, kun tietoja ei tarvitse yhdistellä manuaalisesti useasta lähteestä.
- Reaaliaikaisuus: ERP jäljittää ja päivittää tietoja jatkuvasti sitä mukaa, kun liiketoimintatapahtumia tapahtuu. Johto ja muut käyttäjät saavat ajantasaiset raportit ja näkymät esimerkiksi myynnistä, varastotilanteesta tai kassavirroista milloin tahansa. Reaaliaikainen näkyvyys auttaa reagoimaan nopeasti muutoksiin ja tekemään parempia päätöksiä.
- Mukautettavuus ja skaalautuvuus: Useimmat ERP-toiminnanohjausjärjestelmät voidaan mukauttaa yrityksen erityistarpeisiin. Järjestelmään voidaan määrittää yrityksen omia prosesseja vastaavat työkulkumallit, käyttöoikeudet sekä raportointinäkymät. Myös käyttäjämääriä ja toiminnallisuuksia voidaan kasvattaa sitä mukaa, kun yritys laajenee, joten hyvä ERP-järjestelmä kasvaa organisaation mukana.
- Raportointi ja analytiikka: ERP-järjestelmät sisältävät tehokkaat työkalut raporttien luomiseen ja tietojen analysointiin. Koska kaikki yrityksen data on keskitetysti saatavilla, voidaan helposti laatia kokonaisvaltaisia raportteja esimerkiksi myynnistä, kannattavuudesta tai vaikkapa varaston kiertonopeudesta. Nykyaikana many ERP-ohjelmistot hyödyntävät myös tekoälyä ja koneoppimista tarjotakseen ennustavaa analytiikkaa ja suosituksia päätöksenteon tueksi.
ERP-ohjelmiston hyödyt yritykselle
Kun uusi ERP-järjestelmä on onnistuneesti otettu käyttöön, yritys voi odottaa monenlaisia konkreettisia hyötyjä:
- Tehokkuuden parantuminen: Yksi suurimmista ERP:n tuomista hyödyistä on manuaalisen työn väheneminen ja toimintojen automatisoituminen. Rutiinitehtäviä, jotka aiemmin tehtiin käsin (esimerkiksi tietojen siirtely Excelin ja eri järjestelmien välillä), hoituvat nyt automaattisesti ERP-järjestelmän sisällä. Tämä vapauttaa henkilöstöltä aikaa tuottavampaan työhön ja vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta.
- Parempi näkyvyys ja hallinta: Koska kaikki data on keskitetysti tallessa, johto saa kokonaisvaltaisen näkyvyyden yrityksen toimintaan. ERP-järjestelmän avulla voidaan helposti seurata esimerkiksi myynnin kehitystä, varastotasojen riittävyyttä tai projektien etenemistä yhdestä paikasta. Tämä helpottaa pullonkaulojen tunnistamista ja nopeuttaa reagointia poikkeamiin.
- Tietoon perustuva päätöksenteko: Ajantasainen ja yhtenäinen tieto tarkoittaa, että päätöksiä voidaan tehdä faktojen pohjalta eikä oletusten. Esimerkiksi reaaliaikainen myyntidata yhdistettynä tuotannon kapasiteettitietoihin auttaa tuotantosuunnittelua ja mahdollistaa asiakastilausten lupaamisen realistisin aikatauluin. Taloushallinnossa ERP järjestelmä tuottaa tarkkaa tietoa kannattavuudesta, kustannuksista ja kassavirrasta, jolloin yritys pystyy suunnittelemaan tulevaa varmemmalta pohjalta.
- Parantunut yhteistyö ja tiedonkulku: Kun käytetään yhtä yhtenäistä ERP-järjestelmää, kaikki osastot puhuvat ikään kuin ”samaa kieltä”. Tiedot eivät ole enää yhden henkilön tai tiimin takana, vaan jokaisella on pääsynsä mukaan käytössä tarvittavat tiedot. Esimerkiksi myynti, tuotanto ja hankinta näkevät kaikki saman tilauskannan ja ennusteet, jolloin vältetään sekaannukset ja päällekkäiset työt. Lisäksi koko organisaation sisäinen läpinäkyvyys lisääntyy, kun kaikilla on yhteinen näkemys toiminnasta.
- Asiakastyytyväisyyden kasvu: ERP:n ansiosta yritys pystyy palvelemaan asiakkaitaan paremmin. Kun varastosaldot ja toimitusaikataulut ovat tarkasti tiedossa, asiakkaalle voidaan luvata realistisia toimitusaikoja ja pitää annetut lupaukset. Myös asiakaspalvelu paranee, kun jokainen asiakaskohtaaminen perustuu ajantasaiseen tietoon asiakkaan tilauksista, laskutuksesta ja asiointihistoriasta.
- Kustannussäästöt: Vaikka uuden ERP-järjestelmän hankkiminen ja käyttöönotto on investointi, pitkällä aikavälillä se voi tuoda merkittäviä säästöjä. Tehokkaammat prosessit ja parempi tietojen hallinta vähentävät hukkaa ja ylimääräisiä kuluja. Esimerkiksi varaston kiertonopeuden paraneminen vapauttaa pääomaa, ja tarkempi tuotantosuunnittelu vähentää ylitöiden tai kiiretoimitusten tarvetta.
Suosituimmat toiminnanohjausjärjestelmät maailmalla
ERP-markkinat ovat laajat, ja tarjolla on kymmeniä erilaisia järjestelmiä eri kokoisten ja eri toimialojen yritysten tarpeisiin. Tässä on lyhyt katsaus muutamiin suosituimpiin toiminnanohjausjärjestelmiin maailmalla:
- SAP ERP: Saksalainen SAP on yksi ERP-maailman jättiläisistä. SAP ERP -ohjelmistot (nykyisin mm. SAP S/4HANA) ovat erityisesti suurten yritysten suosiossa niiden kattavuuden ja muokattavuuden ansiosta. SAP kattaa kaikki liiketoiminnan osa-alueet taloushallinnosta toimitusketjun hallintaan ja henkilöstöhallintoon. Monet kansainväliset konsernit luottavat SAP:iin, ja sen järjestelmät tukevat useita kieliä ja maiden lainsäädäntöjä.
- Microsoft Dynamics 365: Microsoftin Dynamics 365 -tuoteperheeseen kuuluu eri kokoisille yrityksille sopivia ERP-ratkaisuja. Business Central on suunnattu pienille ja keskisuurille yrityksille (sisältäen mm. taloushallinnon, myynnin ja varaston toiminnot), kun taas Finance & Operations (tunnetaan myös nimellä Dynamics 365 F&O) palvelee suurempia organisaatioita syvällisemmillä toiminnonhallinnan ominaisuuksilla. Microsoftin ratkaisut tunnetaan hyvästä yhteensopivuudesta Office-työkalujen (kuten Excelin ja Outlookin) kanssa sekä joustavista pilvipohjaisista käyttöönoton vaihtoehdoista.
- Oracle ERP: Oracle on toinen globaali toimija, joka tarjoaa laajoja ERP-kokonaisuuksia erityisesti suurille yrityksille. Oracle ERP Cloud (nykyisin nimeltä Oracle Fusion Cloud ERP) on pilvipohjainen järjestelmä, joka kattaa talouden, tuotannon, toimitusketjun ja monet muut osa-alueet. Oracle painottaa järjestelmissään myös edistynyttä analytiikkaa, tekoälyä ja korkeaa tietoturvan tasoa, mikä tekee siitä houkuttelevan erityisesti aloilla, joilla käsitellään arkaluonteista dataa (esimerkiksi pankkisektorilla).
- Sage: Sage on tunnettu erityisesti pienten ja keskisuurten yritysten toiminnanohjaus- ja taloushallintoratkaisuista. Yhtiön ERP-järjestelmiä käytetään laajasti eri toimialoilla, ja ne tarjoavat monipuoliset työkalut muun muassa kirjanpitoon, varastonhallintaan ja tuotannon suunnitteluun. Sage on suosittu esimerkiksi valmistavassa teollisuudessa ja rakennusalalla. Vaikka Sage ei ole Suomessa yhtä tunnettu kuin monet kilpailevat merkit, se kuuluu maailmanlaajuisesti suurimpiin ERP-toimittajiin.
- Odoo: Odoo edustaa uudenlaista lähestymistapaa ERP-markkinoilla avoimen lähdekoodin mallilla. Odoon perusversio on ilmainen ja kattaa joukon ydintoimintoja; lisätoiminnot ovat saatavilla laajan sovelluskaupan kautta. Odoo on moduulipohjainen järjestelmä, ja siihen on kehitetty tuhansia lisäosia erilaisiin tarpeisiin aina verkkokaupasta tuotannonohjaukseen. Avoimuuden ansiosta Odoo on houkutteleva erityisesti teknisesti suuntautuneille pk-yrityksille, jotka haluavat räätälöidä järjestelmäänsä. Haittapuolena on mainittava, että suomenkielistä tukea tai käyttöliittymää ei ole tarjolla yhtä laajasti kuin tunnetuimmilla kaupallisilla toimittajilla.
Tämän lisäksi on monia muita tunnettuja ERP-toimittajia, kuten Infor, IFS, Epicor ja NetSuite (Oraclen pilvi-ERP), joista jokaisella on omat vahvuutensa. Sopivin järjestelmä riippuu aina yrityksen koosta, toimialasta ja erityistarpeista.
ERP-järjestelmät Suomessa
Suomessa käytetään laajasti edellä mainittuja kansainvälisiä ERP-järjestelmiä, mutta tarjolla on myös useita kotimaisia vaihtoehtoja. Moni suomalainen suuri yritys on ottanut käyttöön esimerkiksi SAP:n tai Microsoft Dynamics 365:n, sillä nämä jättiläiset pystyvät vastaamaan laajojenkin organisaatioiden tarpeisiin ja tukevat Suomen lainsäädäntöä sekä kirjanpitostandardeja. Myös Oraclen ERP-ratkaisuja löytyy Suomessa erityisesti kansainvälisten yritysten paikallisissa toiminnoissa.
Pienten ja keskisuurten yritysten kohdalla monet päätyvät kotimaisiin ERP-ohjelmistoihin, jotka on suunniteltu Suomen markkinoita ja paikallisia tarpeita silmällä pitäen. Esimerkiksi Visma on Suomessa merkittävä toimija, joka tarjoaa useita toiminnanohjausratkaisuja: Visma Nova ja Visma L7 ovat suosittuja kotimaisia järjestelmiä, jotka on suunnattu erityisesti pk-yrityksille ja tukevat suoraan suomalaista kirjanpitoa, palkanlaskentaa ja verotusäädöksiä. Lemonsoft on toinen kotimainen ERP, joka on viime vuosina kasvattanut suosiotaan erityisesti palvelu- ja projektitoimialoilla sekä tukku- ja valmistavassa kaupassa. Lemonsoft on modulaarinen ja skaalautuva järjestelmä, ja se tarjoaa laajan valikoiman toimintoja integroidusti (asiakkuudenhallinnasta taloushallintoon).
Muita Suomessa käytössä olevia kotimaisia toiminnanohjausjärjestelmiä ovat esimerkiksi Fikuro (pilvipohjainen ratkaisu pk-teollisuudelle), Netvisor (Visman pilvipohjainen taloushallinnon ja toiminnanohjauksen järjestelmä pienille yrityksille) ja Oscar Software (kotimainen ERP erityisesti valmistavan teollisuuden ja kaupan tarpeisiin). Kansainvälisistä avoimen lähdekoodin vaihtoehdoista myös Odoo on saanut jalansijaa Suomessa, erityisesti pienempien teknologiaorientoituneiden yritysten keskuudessa.
Suomalaisille yrityksille tärkeitä kriteerejä ERP-järjestelmää hankittaessa ovat tyypillisesti kotimainen kielen tuki, paikallisten kirjanpito- ja veroasetusten huomiointi sekä saatavilla oleva paikallinen asiakaspalvelu. Suomen markkinoilla menestyvät ERP-toimittajat ovatkin panostaneet näihin osa-alueisiin, jotta järjestelmän käyttöönotto ja päivittäinen käyttö olisi mahdollisimman sujuvaa kotimaisille asiakkaille.
ERP-järjestelmän hankinta ja käyttöönotto
ERP-projektin käynnistäminen on yritykselle merkittävä strateginen päätös. Jotta järjestelmän hankinta ja käyttöönotto onnistuisi mahdollisimman hyvin, on muutama keskeinen asia syytä pitää mielessä:
- Tarpeiden määrittely: Ennen toimittajan tai järjestelmän valintaa yrityksen tulee määritellä omat tarpeensa huolellisesti. Mitkä prosessit halutaan kattaa uudella järjestelmällä? Mitä ongelmia nykyisissä toimintatavoissa pyritään ratkaisemaan? On hyvä laatia esimerkiksi lista keskeisistä toiminnallisuusvaatimuksista (esim. ”varaston arvon tulee päivittyä reaaliaikaisesti myynnin ja ostojen perusteella” tai ”projektinhallinnassa pitää pystyä seuraamaan työaikaa ja kustannuksia per projekti”). Mitä tarkemmin yritys tuntee omat tarpeensa, sitä helpompi on löytää niihin sopiva ERP-ratkaisu.
- Oikean järjestelmän valinta: Markkinoilla olevien vaihtoehtojen vertailu on tärkeää. Toiminnanohjausjärjestelmiä on eri toimialoille ja erikokoisille yrityksille räätälöityinä. Esimerkiksi valmistavan teollisuuden ERP:ltä voidaan vaatia erityisen syvällisiä tuotannonohjauksen ominaisuuksia, kun taas projektiorganisaatiolle tärkeimpiä voivat olla resurssienhallinta ja laskutus. Kannattaa selvittää myös, mitä muita järjestelmiä valitun ERP:n pitäisi pystyä integroimaan (kuten palkanlaskenta, verkkokauppa tai toimialakohtaiset erikoisohjelmistot).
- Käyttöönoton suunnittelu: ERP-käyttöönotto on projekti, joka vaatii aikaa, resursseja ja usein myös ulkopuolista apua (esimerkiksi konsultteja tai toimittajan tukea). On hyvä nimettävä yrityksen sisäinen projektipäällikkö ja tiimi, joka vastaa käyttöönotosta. Tärkeitä vaiheita ovat järjestelmän kustomointi yrityksen tarpeisiin, tiedon siirtäminen vanhoista järjestelmistä, käyttäjien koulutus sekä alkuvaiheen ongelmien ratkaiseminen. Realistinen aikataulu ja vaiheistus (esimerkiksi moduuli kerrallaan käyttöön) helpottavat muutoksen hallintaa.
- Muutosjohtaminen: Uuden ERP-ohjelmiston tuominen taloon on myös suuri muutos ihmisille ja työtavoille. Siksi on oleellista panostaa henkilöstön koulutukseen ja viestintään muutoksen hyödyistä. Johto voi toimia esimerkkinä käyttämällä aktiivisesti uutta järjestelmää ja kannustamalla sen käyttöä arjessa. Alkuvaiheen hankaluudet (kuten käyttöönottoon väistämättä liittyvä tilapäinen lisätyö) on helpompi kestää, kun kaikki ymmärtävät miksi uudistus tehdään ja mitä hyötyä siitä pitkällä aikavälillä on.
- Jatkuva kehittäminen: ERP-käyttöönotto ei ole kertaluonteinen tapahtuma, vaan ennemminkin jatkuva prosessi. Kun järjestelmä on saatu perustoiminnoiltaan rullaamaan, sitä kannattaa kehittää edelleen saadun palautteen ja muuttuvien tarpeiden pohjalta. Monet toimittajat julkaisevat säännöllisesti päivityksiä ja uusia ominaisuuksia, joista yritys voi hyötyä. On myös hyvä idea säännöllisesti kouluttaa käyttäjiä lisätoimintojen käyttöön, jotta järjestelmästä saadaan irti maksimaalinen hyöty.
Pilvipohjainen ERP ja tulevaisuuden trendit
Viime vuosina ERP-maailmassa on nähty merkittävä siirtymä pilvipohjaisiin ratkaisuihin. Perinteisesti monet ERP-järjestelmät asennettiin yrityksen omiin palvelimiin (ns. on-premises-ratkaisu), mutta nyt yhä useampi organisaatio valitsee pilvi-ERP:n. Pilvipohjaisen ERP:n etuja ovat muun muassa helppo selainkäyttöliittymä (pääsy järjestelmään mistä vain internetin yli), automaattiset päivitykset ja skaalautuvuus (resurssien lisääminen käy tarpeen mukaan ilman suuria laiteinvestointeja). Monet toimittajat, kuten SAP, Oracle ja Microsoft, tarjoavat nykyisin lippulaiva-ERP:nsä myös pilvipalveluna.
Tulevaisuuden ERP-järjestelmissä korostuvat myös älykkäät ominaisuudet. Tekoäly (AI) ja koneoppiminen tuovat ERP:iin esimerkiksi ennakoivia toimintoja: järjestelmä voi ehdottaa ostettavia varastotäydennyksiä ennusteiden perusteella tai havaita poikkeamia tuotantoprosessissa ennen kuin ne eskaloituvat ongelmiksi. Myös esineiden internet (IoT) kytkeytyy yhä enemmän osaksi toiminnanohjausta, kun laitteista ja sensoreista saadun datan avulla voidaan vaikkapa seurata tuotantokoneiden kuntoa reaaliajassa ERP-järjestelmän kautta. Liiketoimintaprosessien automaatio (BPA) on toinen nouseva trendi: ohjelmistorobotiikka ja automaattiset työnhallinnan työkalut vähentävät entisestään manuaalista työtä ERP-järjestelmän sisällä.
Kaiken kaikkiaan ERP-järjestelmät kehittyvät jatkuvasti vastaamaan muuttuvan liiketoimintaympäristön vaatimuksia. Yrityksille tämä tarkoittaa sitä, että toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntämisen parhaita käytäntöjä kannattaa seurata ja päivittää järjestelmiä tarpeen mukaan, jotta siitä saatavat hyödyt säilyvät ja yrityksen kilpailukyky pysyy ajan tasalla.
Disclaimer: Tämä artikkeli tarjoaa yleiskuvan aiheesta ERP-toiminnanohjausjärjestelmä ja sen ominaisuuksista. Sisältö on tarkoitettu informatiiviseksi katsaukseksi eikä muodosta teknistä tai liiketaloudellista neuvontaa. Jokaisen yrityksen tarpeet ovat yksilöllisiä – ennen toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa on suositeltavaa arvioida vaihtoehdot huolellisesti ja käyttää tarvittaessa asiantuntijoiden apua.
